RAPAT KERJA
Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:
- Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
- Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
- Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu
perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi
konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar
kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut
di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
1.
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan
suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian
Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa
disimpulkan oleh penulis:
a. Rapat,
merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat,
merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat
juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga
dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat,
adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
f. Secara
singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi.
Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1.
Menurut tujuannya,yaitu:
a) Rapat
penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang
prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk
mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan
sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan
masalah-masalah lain, saling mengait.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
saling merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat
formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat
informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat
terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan
menjadi:
a. Rapat
mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas
maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b. Rapat
bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu.
Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c. Rapat
tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan
Komisaris.
4. Menurut
frekuensinya, rapat terdiri atas:
a. Rapat
rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak
berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang
sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
· Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada
masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para
peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan
rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam
keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap
kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara
pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan
sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan
frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk
membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat
pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku
peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan
pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi
keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan
pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa
semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan
oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang
rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat
ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat
ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat
dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat
yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah
syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan
dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan
suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi,
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.
b. Pada saat rapat
seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap
pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya
unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah
yang dibahas.
Untuk mencapai
tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui
syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat
harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis
besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
· Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang
termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
· Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan
tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata
tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1.Tepat waktu dalam memulai rapat.
2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga
peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan
peserta lain.
4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran
dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi
setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain
atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang
lainnya.
8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan
secara singkat, jelas dan lugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir
rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat
harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk
mengambil kesimpulan.
10.Selalu ada kesimpulan yang diambil
berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar
rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara
rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan
rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :
ditutup yaitu :
- Pembukaan
- Pembacaan susunan acara rapat
- Pembahasan materi rapat
- Lain-lain
- Penutup
Susunan
acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh
peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan
acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat
merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada
peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung
dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak
akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.
Berdasarkan
Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan
ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
Dalam buku
Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah
kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah
atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu
persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang
disepakati/disetujui bersama.
Berdasarkan
beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu
organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun
nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
dalam setiap
organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering
mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer (
sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat
dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat.
Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat
yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di
tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah
makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang
berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat
harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga
tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan
berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.
· Prosedur Rapat
Istilah
prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada
saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan
dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan
umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur
pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
a. Panitia penyelenggara
melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat,
pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
b. Panitia
penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan
keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim,
menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan
fungsi dan kedudukannya.
c. Panitia
penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.
Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya
seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban
untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
d. Seorang notulis
bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang
dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
e. Bila rapat
telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang
ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat
biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan
kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat,
atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana
dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur,
yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat
unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu
jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya
suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan
ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi
formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat
pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara,
pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi
ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman,
dan slide show.
· Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu
etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan
melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan
etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau
ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi
sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang
berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya
komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai
berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa
persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus
diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
gaya komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan
komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat
ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang
digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah
oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut
mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa
yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima
unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat
menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat
mempengaruhi pembicaraan antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
· Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Teknik membuka
rapat, yaitu sebagai berikut :
1.
Kalimat pembuka
harus menarik atau memikat.
2.
Kalimat pembuka berisi kalimat yang
membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3.
Kalimat pembuka berisi uraian secara
umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4.
Berikan penegasan atau penekanan pada
tujuan dari pembicaran.
5.
Gunakan kalimat yang singkat, jelas,
tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6.
Pada awal
pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a)
Penggunaan data.
b)
Anekdot.
c)
Membuat pertanyaan.
d)
Mengungkapkan sesuatu yang unik dan
istimewa.
e)
Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari
kitab suci.
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para
peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa
pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti
pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan
untuk dijadikan keputusan.
2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan
seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.
3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas
terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan
situasi jalannya rapat
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah
peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC )
dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus
membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung.
Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
Menjadi
pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu
mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas
rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam
rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa
aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap
otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang
pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang
dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana
yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya.
Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan
karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi
kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta
pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :
- Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
- Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
- Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat
·
Apakah Rapat diperukan ?
Berikut ini
ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.
tidak diperlukan.
Ø
Temukan apa yang terjadi
Ø
Anda memerlukan keputusan yang cepat
Ø
Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Ø
Anda ingin melibatkan setiap orang
Ø
Menyampaikan informasi yang tidak
kontroversi
·
Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Ø
Perlu memberikan persetujuan
Ø
Punya keahlian atau informasi yang
diperlukan
Ø
Punya keahlian dan intelegensia
untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
Ø
Akan melaksanakan keputusan
Ø
Akan mendorong gagasan anda untuk
rapat itu
Ø
Akan memberikan kontribusi olh
hasilnya
Ø
Secara langsung akan terpengaruh.
·
Informasi Latar Belakang
·
Menciptakan sebuah agenda
·
Agenda sangat besarefektivitasnya
dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
tetapi jarang digunakan secara efektif.
·
Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Ø
Orang-orang yang bermasalah
Ø
Topik-topik panas
Agenda Rapat
Agenda yang
bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat
dimulai.
ü Menilai
butir-butir agenda
·
menilai Permasalahan
·
menilai Tujuan, apakah untuk
memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
·
menilai Kpentingan rapat.ü Butir-butir standar
·
Notulen rapat terakhir
·
Meminta maf karena tidak hadir
·
Permasalahan-permasalahan
·
Lain-lain
·
Tangal dan waktu berikutnya
·
Urutan
·
Hal paling penting pertama
·
Hal kurang penting pertama
·
masalah-masalah rutin.
ü
Penentuan waktu
- Menjaga agar rapat tetap pada jalur
- memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
- Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
- Memotivasi orang
- Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
Menulis Agenda
Contoh
agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
Memimpin Rapat
1.
Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
Diskusi dan Partisipasi
1.
Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
·
Biaya Rapat
·
Mengambil Tanggungjawab
·
Memikirkan ulang rapat
·
Penyebab kegagalan rapat
·
Beberapa perangkat di bawah ini
dapat membantu supaya rapat lebih efektif
·
Agenda
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang
pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan
pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus
menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Pada
dasarnya ada 4 teknik bertanya :
a. Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan
langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila
pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan
tersebut.
b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan
kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada
seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
d. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada
seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari
pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.
Tujuan
dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :
- Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
- Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
- Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
- Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya
mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
- Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program
kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah
lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
PENATARAN:Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat
memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat.
Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam
merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat
menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam
untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya
diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang
telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris
harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang
dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang
mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat
Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai
sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar
segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat
berdasarkan pertimbangan :
- Jumlah partisipan
- Hubungan masing-masing partisipan
- Level keintiman
- Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
- Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan
disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat
undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan
dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam
atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir
bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk
mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat
diadakan bisa berupa :
- Hasil rapat yang lalu
- Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
- Peraturan-peraturan yang diperlukan
- Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
- Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang
digunakn untuk keperluan rapat seperti :
- Papan dan alat tulis
- Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
- OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
- Sound system, tape recorder
- Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
- Block note, ballpoint
- Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan
atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan
rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya,
alat pengingat peserta rapat.
Maksud
pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat
untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat
menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir,
notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang
diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu
ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh
pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk
untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar
sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal
yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
- Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
- Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
- Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
- Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
- Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :
- Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
- Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
- Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
- Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
- Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
- Waktu dimulai dan berakhirnya
rapat dituliskan dalam notula Persiapan dalam pembuatan notula :
- Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
- Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
- Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
- Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
Isi Notula Rapat
1. Judul notula beserta nama organisasi
atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu
dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir
maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat
sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat
/agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya
rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam
rapat.
12. Tempat,
tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan
notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat
notula (sekretaris)
16. Pengesahan
notula oleh ketua rapat
Praktik
PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan
pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru, pertemuan
ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 6 karyawan.
Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris
adalah :
1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
- Peserta 6 orang
- Ukuran Meja 50 x 80 cm
- Ukuran kursi 50 x 50 cm
- Bentuk tata ruang letter O
- Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini
3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan
acara pembukaan rapat
